OUTLOOK & E-MAIL · SWISS HOTLINE
Eine private Signatur unter einer geschäftlichen Nachricht wirkt unprofessionell und kann falsche Kontaktangaben verbreiten. Bei mehreren Konten müssen Absender und Standardsignatur zusammenpassen. Antworten und neue Nachrichten können dabei unterschiedliche Vorgaben verwenden.
So gehen Sie vor
1. Konten und Absender auflisten
Prüfen Sie, welche Mailadressen in Outlook eingebunden sind und von welchem Konto eine neue Nachricht standardmässig versendet wird.
2. Signaturen klar benennen
Verwenden Sie eindeutige Namen für Firma, Funktion oder Sprache. Die interne Bezeichnung erleichtert die Zuordnung, auch wenn sie beim Empfänger nicht erscheint.
3. Neue Nachrichten und Antworten testen
Kontrollieren Sie die Vorgaben für beide Fälle. Erstellen Sie eine neue Mail und eine Antwort, wechseln Sie den Absender und prüfen Sie die eingefügte Signatur.
4. Darstellung ausserhalb von Outlook ansehen
Senden Sie eine Testnachricht an ein eigenes zweites Postfach. Überprüfen Sie Telefonnummern, Links, Logo-Grösse und Lesbarkeit auf dem Smartphone.
Typische Fehler vermeiden
Eine Signatur als einziges grosses Bild ist schlecht lesbar, wenn Bilder blockiert werden. Wichtige Kontaktinformationen sollten als normaler Text verfügbar bleiben. Kopieren aus Word kann unerwünschte Formatierung mitbringen.
Für die gezielte Prüfung bereithalten
Bei organisationsweit verwalteten Signaturen kann eine serverseitige Ergänzung entstehen. Klären Sie mit der IT, ob lokale Signaturen erwünscht sind, damit Name und Telefonnummer nicht doppelt erscheinen.
Warum ist meine Signatur im Browser anders?
Webmail und Desktop-App können eigene Einstellungen oder unterschiedliche Synchronisationsmöglichkeiten haben. Prüfen Sie die verwendete Version und zentrale Firmenvorgaben.
Weiterführende Informationen des Herstellers oder der zuständigen Fachstelle: Dokumentation zum Nachlesen. Funktionen und Bezeichnungen können je nach Version, Konto und Gerät abweichen.
Passende Unterstützung von Swiss Hotline
Swiss Hotline bietet Unterstützung in der Schweiz. Über 0900 852 852 kostet die Telefonhilfe CHF 1.99/Min. Alternativ stehen 30 Minuten für CHF 45.– oder 60 Minuten für CHF 90.– zur Verfügung. Preise und Umfang · Outlook-Hilfe.
Fernwartung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Eine vollständige Problemlösung ist nicht garantiert.