OUTLOOK & E-MAIL · SWISS HOTLINE
Für die Terminplanung genügt häufig die Information, wann jemand verfügbar ist. Betreff, Ort und Teilnehmer jedes Termins müssen nicht automatisch sichtbar sein. Entscheidend sind Kontotyp und Freigabestufe, nicht nur der verwendete Outlook-Client.
So gehen Sie vor
1. Benötigte Sicht festlegen
Klären Sie zuerst, ob Kollegen nur freie Zeiten, Termine mit Details oder Bearbeitungsrechte benötigen. Wählen Sie die kleinste passende Berechtigung.
2. Den richtigen Kalender auswählen
Unterscheiden Sie persönlichen Kalender, gemeinsamen Teamkalender und zusätzliche Kalender. Eine Freigabe am falschen Kalender hilft bei der gemeinsamen Planung nicht.
3. Interne und externe Empfänger trennen
Ihre Organisation kann externe Freigaben beschränken. Prüfen Sie diese Vorgaben mit der Administration, statt private Konten als Umweg zu verwenden.
4. Ergebnis mit dem Empfänger testen
Lassen Sie die Freigabe über das vorgesehene Konto öffnen. Prüfen Sie anhand eines unkritischen Testtermins, welche Angaben tatsächlich sichtbar werden.
Typische Fehler vermeiden
Eine Stellvertretung ist mehr als eine reine Kalenderansicht. Vergeben Sie solche Rechte nur, wenn die Person Aufgaben wie Einladungen wirklich in Ihrem Namen übernehmen soll.
Für die gezielte Prüfung bereithalten
Halten Sie fest, wer welche Rechte erhalten hat. Bei Rollenwechseln oder dem Austritt von Mitarbeitenden sollten Freigaben überprüft werden. Ein als privat markierter Termin ersetzt keine sorgfältige Berechtigungsplanung.
Warum sieht ein externer Kontakt keine Termine?
Mögliche Gründe sind die Freigabestufe, eine noch nicht angenommene Einladung oder eine Richtlinie der Organisation. Prüfen Sie diese Punkte getrennt.
Weiterführende Informationen des Herstellers oder der zuständigen Fachstelle: Dokumentation zum Nachlesen. Funktionen und Bezeichnungen können je nach Version, Konto und Gerät abweichen.
Passende Unterstützung von Swiss Hotline
Swiss Hotline bietet Unterstützung in der Schweiz. Über 0900 852 852 kostet die Telefonhilfe CHF 1.99/Min. Alternativ stehen 30 Minuten für CHF 45.– oder 60 Minuten für CHF 90.– zur Verfügung. Preise und Umfang · Outlook-Hilfe.
Fernwartung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Eine vollständige Problemlösung ist nicht garantiert.