KI & AUTOMATISIERUNG · SWISS HOTLINE
Automatisierung funktioniert am besten, wenn der Ablauf bereits verstanden ist. Eine unklare Aufgabe wird durch zusätzliche Software nicht automatisch eindeutig. Wählen Sie zunächst einen wiederkehrenden Prozess mit nachvollziehbarem Eingang und messbarem Ergebnis.
So gehen Sie vor
1. Ablauf in eigenen Worten beschreiben
Notieren Sie Auslöser, benötigte Informationen, verantwortliche Person und das gewünschte Ergebnis. Listen Sie auch Ausnahmen auf.
2. Wiederholung und Aufwand messen
Erfassen Sie, wie oft der Vorgang auftritt und wie viel manuelle Arbeit tatsächlich anfällt. Seltene Sonderfälle sind häufig kein guter erster Pilot.
3. Eine kleine Teststrecke wählen
Beginnen Sie mit Testdaten und einem begrenzten Teilprozess. Beispielsweise kann zunächst ein Entwurf vorbereitet werden, bevor ein System selbstständig Antworten versendet.
4. Erfolg und Fehlerbehandlung festlegen
Messen Sie gesparte Arbeit, Fehler und nötige Nachbearbeitung. Definieren Sie, wer eine fehlgeschlagene Ausführung bemerkt und übernimmt.
Typische Fehler vermeiden
Eine Automatisierung ohne zuständige Person kann bei Änderungen unbemerkt ausfallen. Auch Zugangsdaten, API-Kosten und Nutzungslimits gehören in die Planung.
Für die gezielte Prüfung bereithalten
Für ein Erstgespräch reichen Prozessbeschreibung, verwendete Systeme und einige anonymisierte Beispiele. Nicht jeder Schritt benötigt KI; feste Regeln sind bei eindeutigen Aufgaben oft einfacher zu prüfen.
Sollte ich sofort den ganzen Prozess automatisieren?
Nicht zwingend. Ein kleiner Pilot zeigt, ob Datenqualität, Schnittstellen und Ausnahmen ausreichend verstanden sind, bevor weitere Schritte hinzukommen.
Passende Unterstützung von Swiss Hotline
Swiss Hotline unterstützt bei der Planung und technischen Prüfung. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben über Kontakt; Umfang und Projektleistungen werden nach individueller Offerte vereinbart. Weitere Informationen: KI- und Automatisierungsprojekte.